MEKANISME PENANGANAN PENGADUAN DAN SARAN
- Petugas Seksi Penerimaan dan Penagihan menerima saran/pengaduan dari masyarakat dan meneliti kebenarannya.
- Petugas Seksi Penerimaan dan Penagihan membuat resume poin pengaduan/sarannya, kemudian diserahkan kepada Kepala Seksi Penerimaan dan Penagihan.
- Kepala Seksi Penerimaan dan Penagihan mempelajari dan menyiapkan draf tanggapan atas saran dan pengaduan, kemudian diserahkan kepada Kepala UPTB
- Kepala UPTB memverifikasi draf tanggapan dan melakukan pembahasan bersama bila diperlukan.
- Kepala UPTB memerintahkan pelaksanaan saran kepada sub bagian &/ seksi yang dimaksudkan.
- Kepala UPTB menindaklanjuti permasalahan dalam pengaduan dan memberikan tindakan disiplin bila diperlukan.
- Kepala Seksi Penerimaan dan Penagihan mengirimkan/mempublikasikan surat tanggapan pengaduan/saran kepada masyarakat.
- Kepala Seksi Penerimaan dan Penagihan membuat berita acara penyelesaian pengaduan &/ saran dengan diketahui Kepala Sub Bagian Tata Usaha, lalu dilaporkan kepada Kepala UPTB dengan tembusan ke kantor BPKPAD Provinsi
- Kepala Sub Bagian Tata Usaha mengarsipkan dokumen dan berita acara kronologis kejadian pengaduan &/ saran dari masyarakat.
- Pemohon akan menerima tanggapan atas pengaduan &/ saran, maksimal 2 hari (kerja) sejak surat pengaduan &/ saran diterima Pegawai di UPTB.
Apabila terjadi gangguan sarana dan prasarana di UPTB yang mengganggu penyelenggaraan layanan maka diberlakukan ketentuan sebagai berikut:
- Jika gangguan belum tertangani dalam 15-30 menit dari SP, maka Kepala Seksi terkait bertanggung jawab mengendalikan situasi pengunjung.
- Jika gangguan belum tertangani dalam 31-45 menit dari SP, maka kepala UPTB bertanggung jawab mengendalikan situasi pengunjung.
- Jika gangguan belum tertangani dalam 60 menit dari SP, maka Kepala UPTB mengumumkan penutupan layanan hingga ada kejelasan perbaikan layanan.